Efekt zaskoczenia (wideo)

"W niektórych sytuacjach nie ma lepszego narzędzia niż event. To działanie oparte na strategii, ale nadal spotkanie człowieka z człowiekiem, i w tym tkwi jego siła" - mówi Marta Dunin-Michałowska, prezes Stowarzyszenia Branży Eventowej. Prezentujemy przegląd niebanalnych eventów zorganizowanych przez polskie agencje.

Moda w komnatach i na plaży

Co: pokazy mody nowych kolekcji Vistuli ( jesień–zima 2014/2015 i jesień-zima 2013/2014)
Gdzie: warszawska plaża nad Wisłą, Zamek Królewski w Warszawie
Kiedy: 2014, 2013
Cel eventu: zaprezentowanie nowej kolekcji ubrań
Agencja: Defacto Klient: Vistula Group

Wybór miejsc na pokaz kolekcji firmVistula nigdy nie jest przypadkowy, lecz zawsze dopasowany do charakteru kolekcji i prestiżu marki. Staramy się też, żeby miejsca były nietypowe i niestandardowe – mówi Anna Jurczyńska, dyrektor zarządzająca agencji Defacto, która przygotowała dla Vistuli dwa eventy. Pierwszy – pokaz kolekcji jesień–zima w 2013 roku odbył się w trzech połączonych salach Zamku Królewskiego w Warszawie: Sali Wielkiej (Balowej), Sali Rady i Sali Koncertowej.

Po wielu latach Vistula powróciła do tradycji eleganckich spotkań towarzyskich na dachu Biblioteki Królewskiej. Same wnętrza były scenografią pokazu, a pałacowe parkiety – wybiegiem dla modeli. After party zorganizowano w namiocie na dziedzińcu pałacu Pod Blachą, w którym bywał Napoleon Bonaparte. Przez tydzień nad aranżacją pokazu pracowało blisko 250 osób.

Kolejny event dla marki agencja zorganizowała na plaży Poniatówce nad Wisłą. – Inspiracja scenograficzna nawiązywała do miasta i ruchu ulicznego, co zostało odwzorowane na wybiegu i ścianie pokazu wykonanej z betonowych płyt – dodaje Jurczyńska. Wybudowano przezroczysty namiot, którego ściany ozdobiono graffiti, a podczas pokazu kolekcji dodano jeszcze multimedialne ujęcia charakterystycznych miejsc Warszawy. Na wybiegu umieszczono studzienki na wzór tych ulicznych, z których wydobywał się dym. Przed namiotem pojawiły się food trucki z jedzeniem typu street food.

Pokaz otworzył Tony Ward – ikona mode lingu i gwiazda najnowszej kampanii marki Vistula. Nastrój pokazu budowała muzyka: od „Diabłów z Loudun” Krzysztofa Pendereckiego, po ścieżkę dźwiękową Wojciecha Kilara z filmów „Salto” czy „Dziewiąte wrota”. Nawiązaniem do street artu był utwór „Sabotage” zespołu Beastie Boys.

Po pokazie odbyło się after party. Wśród zaproszonych gości znaleźli się przedstawiciele świata polityki i biznesu, dziennikarze i redaktorzy mody, a także tłum gwiazd. Stworzenie eventu na plaży zajęło dwa tygodnie. Pracowało nad nim ok. 300 osób. – Oba pokazy opisano w prasie jako najlepsze w sezonie pod względem wyboru miejsca, organizacji i logistyki. Ma to przełożenie na sprzedaż: od stycznia była ona wyższa o ponad 10 procent w porównaniu z analogicznym okresem ubiegłego roku – mówi Jurczyńska.

Konkurs konsumencki na torze Formuły 1

Co: finał Martini Race to Desire
Gdzie: Mediolan,Włochy
Kiedy: wrzesień 2014
Cel eventu: wyłonienie zwycięzcy konkursu
Agencja: Walk Events
Klient: Eastern Europe Bacardi-Martini

Ten międzynarodowy event – finał konkursu konsumenckiego Martini Race to Desire – odbył się na torze wyścigowym we Włoszech. Marka dąży do pozyskania nowych klientów, zwłaszcza w wieku 25–30 lat – toteż głównym wabikiem była możliwość wygrania samochodu Porsche 911. Ponadto marka wspiera zespół Formuły 1 – stąd wybór miejsca.

Całą akcję przeprowadzono w dziesięciu krajach: Polsce, Litwie, Łotwie, Estonii, Czechach, Gruzji, Bułgarii, Kazachstanie, Armenii i na Węgrzech. W pierwszym etapie na fan page marki rozpoczęto konkurs, który miał wyłonić finalistów z każdego kraju. Potem zwycięzcy wzięli udział w kolejnym etapie konkursu – rozwiązując trzy zadania. Pierwsze polegało na uchwyceniu na maksymalnie pięciu zdjęciach z ulic Mediolanu marki Bacardi. Kolejne zadanie sprawdzało umiejętności uczestników na symulatorach. Ostatnie polegało na tym, by w czasie przejazdu torem wyścigowym w Vairano ze Stigiem z prędkością 250 km/h nagrać wideo, w którym pada odpowiedź na pytanie, dlaczego akurat ta osoba powinna wygrać auto.

Podczas finałowych wyścigów uczestników wspierało dziesięciu celebrytów. Prowadzącym wydarzenie był Ben Collins, były Stig z kultowego programu „Top Gear”. Samochód wygrała Sophio Sulukvadze z Gruzji.

Na potrzeby eventu przygotowano specjalne motorhome, tzn. przyczepę lounge, którą można zobaczyć w padokach zespołów F1. Scenografię i elementy wyposażenia sprowadzono z Polski, podobnie jak sześć samochodów sportowych Porsche do jazd pokazowych, wraz z instruktorami, czołowymi kierowcami wyścigowymi w Polsce. Event przygotowywano pięć miesięcy. Na jego temat ukazało się 498 publikacji.

Kaskaderska jazda konna

Co: Media Forum – Event Incentive Conference Sport
Gdzie: zamek w Pułtusku
Kiedy: 2014 rok
Cel eventu: launch marki i produktu
Agencja: Power
Klient: Canal+

Na dwudniowy event zaproszono dziennikarzy i pracowników firmy. Pierwszego dnia w renesansowym zamku w Pułtusku nad Narwią odbyła się konferencja. Kolejny dzień rozpoczął się od pokazów kaskaderskich jazdy konnej w wykonaniu pracowników zarządu Canal+. Do występu przygotowywali się trzy miesiące. Aranżacja eventu nawiązywała do XVII wieku, a przedstawiciele Canal+ wystąpili w oryginalnych strojach z filmu „Królowa Bona”. Goście mogli wziąć udział w lekcjach jazdy konnej, pokazie tresury koni oraz kowalstwa artystycznego i wybija monety z logo Canal+. Nad eventem pracowało ok. 50 osób.

Event pod mostem

Co: Mazda Route 3: Hiroszima – Frankfurt Challenger Tour 2013
Gdzie: przestrzeń otwarta pod mostem Świętokrzyskim w Warszawie
Kiedy: wrzesień 2013 roku
Cel eventu: premiera samochodu Mazda 3
Agencja: Eskadra
Klient: Mazda Motor Poland

Nowe modele samochodu Mazda 3 z taśm produkcyjnych w Hiroszimie wyruszyły na Międzynarodowe Targi Motoryzacyjne do Frankfurtu. Wraz z nimi w ramach wyprawy Mazdy Route 3 odwiedzała różne kraje międzynarodowa grupa dziennikarzy (m.in. z Czech, Niemiec, Włoch, Turcji, Wielkiej Brytanii, Słowacji, Portugalii, Australii i Polski).

Kiedy samochody dotarły do Polski, agencja Eskadra zorganizowała niestandardową premierę. Najpierw nowe modele marki Mazda 3 wzięły udział w paradzie ulicami miasta. Uczestniczyło w niej ponad 60 samochodów: głównie mazd 3 poprzedniej generacji i mazd 323.

Sama premiera odbyła się na otwartej przestrzeni pod mostem Świętokrzyskim w Warszawie. – Miejsce zostało wybrane nieprzypadkowo – chodziło o połączenie elegancji warszawskiej panoramy z undergroundowym klimatem wydarzenia motoryzacyjnego i kulturalnego – mówi Marcin Kuropatwa, production director agencji Eskadra.

Załatwienie pozwoleń na organizację wydarzenia pod mostem trwało około trzech miesięcy. – Musieliśmy uzyskać zgody właścicieli terenu i przede wszystkim urzędu miasta na organizację imprezy masowej. Najwięcej trudności mieliśmy z opinią straży pożarnej, ponieważ impreza odbywała się w nietypowym miejscu – jeszcze nikt nie organizował koncertu pod mostem – dodaje Marcin Kuropatwa. Wraz z hostessami, kelnerkami, obsługą i ochroną w event było zaangażowanych 120 osób.

Zwieńczeniem eventu, który prowadził prezenter TVN Marcin Prokop, był występ bębniarskiego Drum Show oraz gwiazdy wieczoru – zespołu Enej.

Na evencie pojawili się wszyscy najważniejsi goście oraz osoby stanowiące grupę docelową prowadzonych działań PR. Oficjalną część imprezy oraz konferencję prasową uhonorował swoją obecnością m.in. Lech Wałęsa.

Desperados zabawia na żywo i wirtualnie

Co: The Wildest Night Party 2013
Gdzie: Soho Factory w Warszawie
Kiedy: pazdziernik 2013 roku
Cel eventu: wzmocnienie imprezowego charakteru marki
Agencja: Walk Events
Klient: Desperados/ Grupa Żywiec

Czwartą edycję corocznej imprezy sponsorowanej przez markę Desperados – The Wildest Night Party – zorganizowano w dawnym centrum przemysłowej Pragi – Soho Factory. Zadaniem agencji było zaskoczenie uczestników eventu atrakcjami i niekonwencjonalnymi rozwiązaniami oraz zaproszenie ich do dialogu z marką, budując przy tym zasięg.

Event rozgrywał się jednocześnie na żywo i w sieci. Dzięki technologii RFID każdy internauta mógł online przyłączyć się do imprezowiczów w Soho Factory. Przy wejściu goście rejestrowali się na jednym z 20 sta- nowisk, otrzymując opaskę przypisaną do swojego konta facebookowego. Dzięki niej, biorąc udział w przygotowanych zabawach, mogli jednocześnie udostępniać zdjęcia, live-streaming lub check-in na swoim profilu facebookowym w czasie rzeczywistym. Wystarczyło zbliżyć opaskę do odpowiedniego czytnika.

Eventowi towarzyszyła kilkumiesięczna kampania reklamowa. Agencja zadbała o to, by puste pofabryczne hale i teren wokół nich przemieniły się w tętniące energią miasto pełne dymów i świateł. Profil muzyczny imprezy dopasowano do grupy docelowej – mężczyzn w wieku 18–25 lat, którzy zaproszenie na wydarzenie zdobyli w facebookowym konkursie. Na dwóch scenach muzycznych zagrali najlepsi muzycy i didżeje w Polsce, a gwiazdą wieczoru była londyńska grupa Modestep.

Poza tym na gości czekało wiele atrakcji: bitwa na kolorowy proszek holi powder (zużyto 300 kg), labirynt z laserowych wiązek promieni, spacer po wodzie w dmuchanej kuli, skok ze sceny, wielkogabarytowa proca zrobiona z baniaków przemysłowych, personalizowane koszulki, strefa metamorfozy imprezowiczów, słynna amerykańska gra – Beer-Pong – w specjalnie zaaranżowanej przestrzeni. Sam montaż trwał cztery dni, zaangażowano 40 firm i 300 pracowników. W sumie na imprezę weszło prawie 3 tys. osób, z czego aż 95 proc. zarejestrowało się w systemie RFID. 6385 razy zbliżono opaski do stacji RFID, co dało tyle samo postów na wallach Facebooka (czyli statystycznie każdy uczestnik imprezy dokonał ponad dwóch interakcji RFID). 5443 kliknięcia w wygenerowane posty oraz 3685 komentarzy/lajków.

Potencjalny zasięg wygenerowanych postów to 149 026 osób. Podczas eventu na 3 tys. osób udało się dotrzeć z komunikatem marki do 50-krotnie większej grupy.

Event, którego nie było

Co: gala organizowana na oczach gości
Gdzie: Hala MT Polska
Kiedy: październik 2012 roku
Cel eventu: premiera nowego modelu samochodu dostawczego Mercedes-Benz Citan
Agencja: Eskadra
Klient: Mercedes-Benz Poland

W hali MT 25 października 2012 roku zjawiło się ponad 500 zaproszonych gości. Tłum po wejściu zobaczył zaśmieconą halę ze stertą powywracanych mebli. Pośrodku bałaganu stał mający poprowadzić imprezę Hubert Urbański. Pożyczył telefon od jednego z gości i zadzwonił do firmy Action Events, prosząc o galę na 500 osób w terminie na „już”.

Kilka sekund później na halę z piskiem opon wjechał pierwszy Mercedes Citan z Action Events, a za nim kolejne brandowane auta: DJ Citan (muzyka), Casual Visual (projektory, wizualizacje, efekty), Leon Zawodowiec (sprzątanie), Flower Power (kwiaty i dekoracje), Blink!Catering (Catering), Amstaff Ochrona (ochrona) itd. Z kilkunastu mercedesów citan na oczach stojących na scenie gości wypakowano wszystko, co potrzebne do zorganizowania eventu. Już po niecałym kwadransie goście mogli zasiąść do nakrytych stołów, cały czas obserwując show, w którym wzięło udział 189 osób – kelnerów, elektryków, techników, tancerzy. Wśród pracowników byli ukryci mistrzowie parkuru, jazdy na rolkach, wspinaczki górskiej, kaskaderzy, którzy dodatkowo ubarwiali imprezę.

Zamysłem było również stworzenie nieoczekiwanych wpadek – podczas organizacji gali nie wszystko się udaje, ale dzięki mercedesowi citan każde niepowodzenie udaje się przekuć w sukces. Goście byli m.in. świadkami spektakularnej stłuczki talerzy po zderzeniu trzech kelnerów, upadku elektryka z wysokości siedmiu metrów czy akcji ratownictwa medycznego prowadzonej z mercedesa citan WOŚP pod wodzą Jerzego Owsiaka. Osiągnięto w ten sposób dodatkowy efekt zaskoczenia i niepewności, czy to prawdziwe, czy zaplanowane wypadki.

Część ekip, które występowały przed publicznością, odbywała próby już dwa tygodnie przed galą, jednak dopiero dzień przed nią spotkali się wszyscy razem na próbie generalnej. Najtrudniejszym zadaniem było skoordynowanie pracy sztabu ludzi – realizatorów, reżyserów, aktorów, oświetleniowców, hostess.

Bankiet na polskiej Saharze

Co: coroczny bankiet dla kluczowych klientów firmy
Gdzie: Pustynia Siedlecka
Kiedy: październik 2013 roku 
Cel eventu: przenieść gości w rzeczywistość rodem z „Odysei kosmicznej
Agencja: Exclusive Event
Klient: firma z branży IT

Organizacja eventu na Pustyni Siedleckiej była nie lada wyzwaniem, bo wymagała stworzenia całego zaplecza od podstaw. Trwało to trzy miesiące i wymagało zaangażowania 120 osób. – Największym wrogiem był piasek, w którym zakopują się nawet samochody terenowe, a co dopiero tiry ze sprzętem – mówi Adriana Piekarska, CEO Exclusive Event. Najpierw trzeba było wyrównać teren ciężkim sprzętem.

Potem w ruch poszły koparki, wyciągarki i dźwigi. Po tygodniu na pustyni stanęły namioty sferyczne, teren został oświetlony, pojawiły się podesty, podłogi, toalety itp. Organizatorzy zadbali także o atrakcje podczas samego eventu, m.in. pokaz fajerwerków, wizualizacje i szeroką gamę nowoczesnego sprzętu multimedialnego, strefę interaktywnych gier.

Przygotowano show taneczny i pokaz tańca UV. Event prowadziła pogodynka TVN Omenaa Mensah. Goście mogli także wysłuchać koncertu Dody.

– To było jedno z większych przedsięwzięć organizacyjnych, jakie miałam okazję przygotowywać – przyznaje Adriana Piekarska z Exclusive Event.

 Warka zabiera do Rio

Co: Akcja na Rio
Gdzie: Warszawa, Rio de Janeiro, Buzios
Kiedy: 2014 rok
Cel eventu: finał konkursu Akcjanario.pl
Agencja: Brave (dotychczas Polymus Events)
Klient: Grupa Żywiec

W spocie telewizyjnym i internetowym piękne Brazylijki ubolewają, że polska reprezentacja piłkarska nie pojawi się w Rio (Polacy nie zakwalifikowali się na mundial). Jednak Warka jako sponsor piłkarskiej reprezentacji postanowiła zabrać kibiców do Rio. 

„Akcja na Rio” – pod takim hasłem rozpoczęła się właściwa kampania, która informowała o konkursie. Na stronie Akcja- nario.pl można było opisać, co oryginalnego zrobi się wspólnie z ekipą w Rio. Następnie wystarczyło zebrać głosy – za pomocą Facebooka oraz e-maili – na swój pomysł. Pięć zwycięskich ekip pojechało do Rio de Janeiro w ramach „Akcji odprawa” na konferencji prasowej w Pijalni Warki w Warszawie przywitano kibiców i wprowadzono ich w klimat imprezy. Potem integrowali się w klubie. Towarzyszyli im goście specjalni: Natalia Siwiec, która żegnała zwycięzców na lotnisku, oraz Radek Majdan, który razem z animatorem dbał o niezapomniane wrażenia podczas eventu.

Podczas sześciodniowego pobytu w Brazylii na gości czekało wiele atrakcji.

– Najtrudniejsze było stworzenie takiego programu, który na każdym kroku będzie zaskakiwać. Tym bardziej że nie zabieraliśmy uczestników na mecz – mówi Michał Atlas z agencji Brave. Na lotnisku przywitał ich specjalny partybus z tancerzami i muzykami. Potem był lot helikopterem nad zatoką, gorąca brazylijska samba, mecz z Brazylijczykami.

A wszystko to z przetransportowanym do Rio piwem Warka. Event był na bieżąco dokumentowany, a filmiki z wyjazdu natychmiast udostępniane w mediach społecznościowych.

 Wehikuł czasu

Co: show z kosmicznym akcentem
Gdzie: Alvernia Studios
Kiedy: październik 2014 roku
Cel eventu: jubileuszowy bankiet dla kluczowych klientów firmy
Agencja: Exclusive Event
Klient: firma z branży IT

Impreza miała pozostawić niezapomniane wrażenie i odbyć się w wyjątkowej oprawie. Wybór padł na Alvernia Studios
– największe i najnowocześniejsze studio filmowe w Polsce – mówi Adriana Piekarska, CEO Exclusive Event.

Zaproszeni goście do końca nie wiedzieli, gdzie spędzą ten wieczór. Po konferencji, która odbyła się w jednym z krakowskich hoteli, przewieziono ich autokarami do Nieporazu. – Spekulacjom co do miejsca docelowego nie było końca. Emocje osiągnęły punkt kulminacyjny, gdy na horyzoncie pojawiło się 13 dynamicznie oświetlonych kopuł. Oczom gości ukazało się sześć kosmicznych postaci i zaraz po tym rozpoczął się prawdziwy show – opowiada Piekarska.

Uczestnicy obejrzeli pokaz laserowy wzmocniony serią fajerwerków strzelających nad kopułami, przy akompaniamencie gry na skrzypcach. Gdy wystrzały ucichły, gości zaproszono do jednej z kopuł. Czekał tam na nich koncert orkiestry i pokaz akrobatyczny.

Atrakcją był też show bar, w którym panowie mogli podziwiać taniec barmanek. Wreszcie przyszedł czas na gwiazdy wieczoru: Patrycję Markowską, Barona i Tomsona z zespołu Afromental oraz Grzegorza Markowskiego. Gwoździem programu był występ Kate Ryan. Imprezę poprowadziła Paulina Sykut. Przygotowania do eventu trwały pół roku, montaż techniczny - trzy dni. Wydarzenie przygotowywało ok. 200 osób.

Powitanie Dramlinera

Co: powitanie pierwszego Boeinga 787 Dreamliner w PLL LOT
Gdzie: baza lotnicza Warszawa – Okęcie
Kiedy: listopad 2012 roku
Cel eventu: prezentacja dreamlinera
Agencja: STX Jamboree
Klient: PLL LOT

Na potrzeby imprezy jeden z hangarów o powierzchni ok. 3,7 tys. mkw., na co dzień używany do napraw i przeglądów maszyn lotniczych, zamieniono w halę odlotów.

Goście zgłaszali się do stanowiska odprawy (check-in), skąd przewożono ich na miejsce imprezy lotniskowymi shuttle busami. Tam czekały na nich kawiarnia, restauracja, strefa wolnocłowa. Mogli też zwiedzić samolot w towarzystwie pilotów i stewardes.

Z hali odlotów (departures) z terminala 787 wyruszały kolejne rejsy. Imprezę poprowadził Huber Urbański, a uczestniczyło w niej blisko 2 tys. zaproszonych gości, wśród nich pierwsza dama RP Anna Komorowska ambasador USA w Polsce.

Wielki  zjazd graczy

Co: Intel Extreme Masters
Gdzie: Katowice, Spodek oraz Międzynarodowe Centrum Kongresowe
Kiedy: 18–20 stycznia 2013 (pierwsza edycja w Polsce – przystanek eliminacyjny) 13–16 marca 2014 (pierwszy w historii finał mistrzostw świata w Polsce), 12–15 marca 2015 (finał mistrzostw świata)
Cel eventu: propagowanie zdrowej rywalizacji w grach komputerowych oraz walka ze stereotypami na temat graczy
Agencja: Turtle Entertainment Polska Klient: wspólny projekt Intel oraz Ligi ESL

Intel Extreme Masters to największa impreza na świecie goszcząca najlepszych graczy. Pula nagród podczas finałów w 2015 roku wyniosła 2,2 mln zł. Ponad 104 tys. gości z całego świata obsługiwały podczas samej imprezy 1362 osoby. Trzeciego dnia tego wydarzenia transmisje wideo na Twitch.tv – platformie będącej liderem w dziedzinie transmisji w świecie gier – z IEM i ESL One zgromadziły ponad milion oglądających w tym samym czasie.

Uruchomiono ponad 73 mln sesji na wszystkich streamach, podczas których wyłoniono pięciu mistrzów w czterech różnych grach w ramach takich turniejów jak Intel Extreme Masters, ESL One, ESL Legendary Series i Intel Challenge Katowice. Wszystkie odbywające się na IEM Expo 2015 zawody pobiły dotychczasowe rekordy ESL pod względem oglądalności w swoich kategoriach.

Fani League of Legends, StarCraft II, Counter-Strike: Global Offensive i Hearthstone: Heroes of Warcraft pobili rekordy nie tylko podczas transmisji na żywo, ale także na YouTube. Kanał ESL w tym serwisie cieszył się ogromną popularnością.

Filmy oglądano w sumie przez ponad miliard minut, a materiały z Katowic obejrzano ponad 5 mln razy w ciągu dziesięciu dni po evencie.

O IEM 2015 informowały najważniejsze media w kraju i na świecie. Łączna liczba wzmianek na temat Intel Extreme Masters Katowice 2015 wyniosła 797. 

(07.07.2015)